Фискальный накопитель: устройство, функции, особенности эксплуатации

Что такое фискальный накопитель?

Модуль отвечает за шифрование, занесение в память, надежное хранение данных о транзакциях. В числе функций – сохранение сведений при отсутствии электропитания, генерация фискального признака документов с использованием электронного ключа.

Можно ли работать без фискального накопителя?

ФН объединяет возможности криптографического устройства и электронного чипа памяти, является аналогом ЭКЛЗ, но с расширенным функционалом. С 2017 года федеральная налоговая служба регистрирует только кассовые аппараты с ФН, поэтому работать без фискального накопителя уже нельзя.

Какой фискальный накопитель выбрать: 13, 15 или 36 месяцев

Сколько же может служить накопитель фискальных данных? Одно из законодательных требований к ФН – срок действия ключа фискального признака. Возможные варианты:

13 или 15 месяцев
3 года

Отсчет начинается от даты регистрации ККТ в ФНС. Какой фискальный накопитель выбрать: 13, 15 или 36 месяцев? Выбор устройства зависит от системы налогообложения. Действуют следующие правила:

Накопители с 3-годичным сроком действия ключа используют субъекты предпринимательской деятельности, работающие на ЕНВД, патенте, УСН, ЕСХН.
Исключение из этой группы составляют продавцы табачной и алкогольсодержащей продукции, компании, ведущие сезонную деятельность, эксплуатирующие кассовые аппараты автономно, в удаленной местности.
Перечисленные в п. 1 организации могут использовать ФН со сроком ключа 13 или 15 месяцев, если совмещают льготную и общую системы налогообложения или занимаются сезонными работами.

Итак, при осуществлении расчетов компании и ИП могут использовать ФН со сроком действия 13, 15 или 36 месяцев, если не попадают в группу исключений.

Критерии выбора хранилища фискальных данных

При выборе ФН в первую очередь следует ориентироваться на особенности работы и порядок взимания налоговых сборов.

Необходимо также учитывать тип устройства. Производители предлагают две модели, отличающиеся поддержкой разных форматов фискальных данных (ФФД):

ФН-1 работает с форматами 1.0 и 1.05;
ФН-1.1 совместим со всеми существующими.

Данная информация актуальна для владельцев ККТ со старой прошивкой, которую по закону до 01.01.2019 г. нужно было обновить до формата 1.05. Если касса уже работает в этом формате, никаких действий предпринимать не нужно.

Все модели устройств, отвечающие существующим требованиям, внесены в реестр, опубликованный на официальном сайте ФНС. При этом модели разных производителей несколько отличаются, поэтому перед покупкой рекомендуется изучить паспорт устройства.

Замена фискального накопителя

Основной узел новой ККТ меняется в нескольких случаях. Среди них:

истечение законодательного срока действия. ККТ отслеживает его наступление и предупреждает о необходимости замены за 1–2 месяца. Перед этой процедурой необходимо закрыть архив (использовать пункт меню ПО) и направить отчет в ФНС;
переполнение памяти. Емкость электронного чипа ограничена. Стандартные модели со сроком 13 месяцев вмещают информацию о 455 транзакциях в день. При активном торговом обороте память может заполниться до наступления законодательного окончания срока действия ФН;
смена владельца онлайн-кассы. Организации с разными ИНН не могут использовать один и тот же ФН;
еустранимая неисправность. В таком случае устройство передается производителю, ответственность за восстановление и передачу данных в ФНС возлагается на него;
несоответствие заводского номера электронному. Ошибка может возникнуть, если при постановке онлайн-кассы на учет допущена ошибка. Попытка ввода однократная, поэтому делать это следует предельно внимательно;
перевод кассы на автономный режим.

В некоторых ситуациях вместо замены фискального накопителя можно выполнить перерегистрацию ККТ. Это возможно при смене реквизитов субъекта, переходе на автономный режим работы, заключении договора с новым ОФД.

Закрытие фискального накопителя

Заменить этот элемент можно самостоятельно или обратиться за помощью в специализированную компанию. Второй вариант предпочтительнее, если на ККТ действует гарантия. Для замены используется подключенный к кассе ПК или планшет, действующая электронная подпись. Необходимо интернет-соединение.

Пошаговая инструкция по закрытию фискального накопителя имеется в документации к онлайн-кассе. Действия подразумевают закрытие архива, передачу отчета в ФНС. После этого использование устройства невозможно.

терминал отключается от сети, модуль извлекается из корпуса аппарата, вместо него вставляется новый;
касса включается, выполняется ввод новых реквизитов;
производится перерегистрация ККТ в личном кабинете с указанием причины смены накопителя.

После описанных действий онлайн-касса готова к работе.